Luo sähköpostien yhdistäminen Wordin kanssa - opas
Wordin lomakekirjaustoiminto on ehdottomasti yksi suosituimmista tekstinkäsittelyn toiminnoista. Jos olet perehtynyt siihen vähän, voit tulevaisuudessa luoda helposti satoja kirjeitä muutamalla napsautuksella.
Polku massaasiakirjaan
Lomakekirje koostuu kahdesta osasta, pääasiakirjasta - joka on yleensä sama kaikille vastaanottajille, ja yksittäisten vastaanottajien henkilökohtaisista tiedoista. Kolme hiiren napsautusta ovat kaikki oikean valikon päästäminen.
- Valitse ensin valikkokohta "Lähetys" Word-välilehdessä.
- Avaa sitten alivalikko "Aloita sähköpostien yhdistäminen" -ryhmässä.
- Ensimmäisten lomakekirjeidesi suhteen sinun tulisi antaa itsesi "Yhdistämisapulainen".
Wordin yhdistämisapuri - hyödyllinen apu ensimmäisiin yrityksiin
- Ensin on valittava asiakirjatyyppi Mail Merge Assistant -sovelluksessa - tässä tapauksessa "kirjeet".
Aloitusasiakirja - lomakkeen perusta
Aloitus- tai pääasiakirja on todellinen kirje, johon lisäät myöhemmin vastaanottajaluettelon. Sinulla on jälleen erilaisia vaihtoehtoja valitaksesi:
- Jatkat työtäsi jo avatun Word-asiakirjan kanssa.
- Voit valita mallin ja muokata sitä tarpeidesi mukaan.
- Avaat jo luodun kirjeen.
Vastaanottajaluettelo - sarjoasiakirjojen tärkein osa
Hyvin jäsenneltyjen vastaanottajaluetteloiden avulla säästät itsellesi paljon työtä tulevaisuudessa. Siksi sinun pitäisi kestää muutama minuutti etukäteen ja miettiä huolellisesti, mitkä tietoyhdistelmät ovat tarkoituksenmukaisimpia tarkoituksiin. Pitäisikö useita luetteloita olla tai vain yksi ja mitkä tiedot on tallennettava kussakin tapauksessa. Mitä tarkemmin suunnittelet etukäteen, sitä sujuvammat lomakekirjeet ovat myöhemmin. Mail Merge Assistant tarjoaa pääsyn useille tietolähteille:
- Valitset olemassa olevan vastaanottajaluettelon.
- Pääset Outlook-yhteystietoihisi.
- Olet nyt luomassa uutta luetteloa.
Viimeiset vaiheet - yksittäisistä osista tulee sarjakirjain
Kun olet valinnut oikeat komponentit, sinun tarvitsee vain koota ne lomakekirjeeksi.
- Ensinnäkin, aseta osoitelohko siihen asiakirjassa määrättyyn paikkaan.
- Tee sama tervehdyslinjan kanssa.
- Tämä riittää yleensä, mutta voit tietysti lisätä uusia kenttiä, jos haluat. Kun olet lisännyt kaikki kentät, lomakkeen kirje on valmis.
Löydät tietysti lomakekirjetoiminnon MS Office: sta, mutta myös muista toimistopaketeista, kuten Open Office tai Libre Office. Nämä ohjeet luotiin Word 2010: llä.