Outlook: Luo postituslista Excel-taulukosta - miten se toimii
Tässä käytännöllisessä kärjessä osoitamme sinulle, miten voit luoda postitusluettelon Outlookin Excel-osoitetaulusta.
Vaihe 1: Säädä Outlook Mail -jakelulistan Excel-osoitelista
Ennen kuin voit tuoda yhteystietoluettelosi Outlookiin, sinun on ensin valmistettava se. Muuten Outlook ei voi käsitellä laskentataulukkoasi. Seuraava esimerkki perustuu Office 2007: ään, erot Office 2010: een mainitaan tekstissä. Selitämme yksittäiset vaiheet uudelleen alla olevassa kuvagalleriassa.
- Valitse kaikki rivit ja sarakkeet, jotka haluat lisätä.
- Nauhasta "Kaavat" -kohdassa on kohta "Määritä nimet".
- Täällä voit nimetä merkityt tietotietueesi (katso kuva). Valitse esimerkiksi nimi, kuten "Yhteystiedot", ja napsauta Ok.
- Tallenna luettelosi xls-tiedostona tai csv-tiedostona. Outlook ei ehkä "ymmärrä" uudempaa xlsx-muotoa.
- Osoitelistasi on nyt valmis tuotavaksi Microsoft Outlookiin. Sulje nyt Excel.
Vaihe 2: integroi Excel-taulukko Outlookiin
Voit nyt tuoda yhteystietosi Outlookiin seuraavasti:
- Outlook 2007: Avaa "Käynnistä" -välilehti ja napsauta "Tuo / vie ...". Outlook 2010: ssä pääset "Tuo" -valintaikkunaan "Tiedosto | Avaa".
- "Import / Export Assistant" avautuu. Valitse luettelosta "Tuo muista ohjelmista tai tiedostoista" ja napsauta "Seuraava".
- Valitse seuraavassa ikkunassa "Microsoft Excel". Napsauttamalla "Seuraava" vahvistetaan ilmoituksesi.
- Mene "Selaa ..." ja valitse aiemmin tallennettu Excel-luettelo. Jos haluat välttää kaksoiskappaleiden luomisen luettelosta, sinun on myös valittava "Älä tuo kaksoiskappaleita" -vaihtoehto.
- Valitse kohdekansioksi "Yhteystiedot".
- Valitse rivi "Tuo yhteystiedot kansioon: Yhteystiedot". Jos olet määrittänyt eri nimen ensimmäisessä vaiheessa, se tulee näkyviin "Yhteystiedot" -kohdan sijasta. Napsauta sitten "Kartta (mukautetut) kentät".
- Vasemmalla puolella voit nähdä arvot taulukosta. Määritä ne nyt oikeanpuoleisiin kenttiin vetämällä ja pudottamalla. Esimerkki: Voit antaa nimen "Tony Stark" Nimi-kenttään. Liittyvä sähköpostiosoite on "Sähköposti" -osiossa. Voit tietysti myös antaa muita arvoja, kuten osoite, puhelinnumero, faksi jne.
- Vahvista ilmoituksesi valitsemalla Ok ja napsauta "Valmis".
- Nyt olet tuonut osoitelistan Excelistä Outlookiin.
Vaihe 3: luo postitusluettelo
Nyt sinun tarvitsee vain luoda jakeluluettelo. Uudemmissa Outlook-versioissa tätä luetteloa kutsutaan "yhteysryhmäksi".
- Siirry "Tiedosto" -kohdassa kohtaan Uusi ja valitse "Jakeluluettelo" (Outlook 2007). Outlook 2010: ssä luot jakelulistan kohdalla "Yhteystiedot" (vasemmassa alakulmassa) ja sitten valikkopalkissa "Uusi yhteyshenkilö".
- Napsauta "Valitse jäsenet" ja valitse "Yhteystiedot" osoitekirjan ruudukon oikealla puolella.
- Nyt voit lisätä luetteloon minkä tahansa määrän tuotuja yhteystietoja. Vahvista valinta valitsemalla Ok.
- Voit nyt nimetä jakeluluettelon. Vahvista kirjoittamasi "Tallenna ja sulje".
Huomaa: Tämä käytännöllinen vinkki tehtiin Excel 2007: n ja Outlook 2007: n kanssa. Versiosta riippuen yksittäiset vaiheet voivat poiketa hieman ohjeista.
Tämä käytännöllinen vinkki selittää toisen aikavyöhykkeen asettamisen Outlookiin.