Outlook-kalenteri: Hallitse tapaamisia - parhaat vinkit
Haluatko hallita tapaamisiasi Outlook-kalenterissa helpommin? Näytämme parhaat vinkit Outlook-tapaamisten parempaan järjestämiseen.
Vinkki 1: Kutsu osallistujia Outlook-tapaamiseen
Jos suunnittelet kokousta, voit kutsua halutut osallistujat suoraan luodun Outlook-tapaamisen kautta. Toimi seuraavasti:
- Siirry Outlook-kalenterinäkymään ja avaa uusi tapaaminen "Uusi tapaaminen" -painikkeella.
- Voit nyt jättää viestin osallistujille tekstikenttään, joka näkyy sitten sähköpostikutsussa.
- Napsauta "Käynnistä" -valikossa "Osallistujat" -kohdassa Kutsu osallistujia.
- Kirjoita kaikkien osallistujien sähköpostiosoitteet.
- Tarkista aika ja päivämäärä uudelleen ja napsauta "Lähetä".
- Jos muutat myöhemmin aikaa, päivämäärää tai osallistujia, voit lähettää tiedot kaikille osallistujille uudelleen tai vain uusille osallistujille.
Vinkki 2: Jaa kalenteri ilman yksityisiä tapaamisia
Aikataulujen jakamisen helpottamiseksi kollegoidesi kanssa, sinun tulisi jakaa kalenterisi toistenne kanssa.
- Kalenterinäkymässä löydät vasemmalla luettelon kalentereistasi ("Kalenterini"). Napsauta hiiren kakkospainikkeella kalenteria, jonka haluat jakaa.
- Valitse "Jaa" -kohdassa "Jaa kalenteri".
- Näkyviin tulee sähköposti, jossa on jakamisvaihtoehdot. Kirjoita nyt kaikkien niiden kollegoiden sähköpostiosoitteet, joilla pitäisi olla pääsy kalenteriin. Samanaikaisesti voit myös pyytää, että kollegoidesi kalenterit julkaistaan.
- Kohdassa "Tiedot" voit määrittää, kuinka paljon kutsutut voivat nähdä kalenterisi. Esimerkiksi "Vain saatavuus" -vaihtoehto näyttää vain estetyt tapaamiset ilman lisätietoja kyseisestä kokouksesta.
- Lisää tarvittaessa kutsutekstiin teksti ja napsauta "Lähetä".
Vinkki 3: Luo Outlook-sarjan tapaamisia
Säännöllisiä tapaamisia varten voit myös luoda tapaamissarjoja Outlookissa, esimerkiksi viikkokokouksiin ryhmän kanssa:
- Valitse "Käynnistä" -valikon "Asetukset" -kohdan tapaamisnäkymässä "Sarjan tyyppi" -painike.
- Määritä nyt sarjan tapaamisaika.
- "Sarjanäytteet" -kohdassa määrität rytmin, jolla tapaamisen tulisi tapahtua, esimerkiksi viikoittain, kuukausittain tai vuosittain.
- "Sarjan kesto" -kohdassa voit määrittää aloituspäivän, jona tapaaminen tapahtuu ensimmäistä kertaa, sekä toistojen lukumäärän.
Esitetty kärki viittaa Microsoft Outlook Professional Plus 2013 -ohjelmaan Microsoft Exchange Server -palvelimen yhteydessä. Muissa versioissa valikkokohteet voivat vaihdella. Muissa käytännön vinkissä selitämme kuinka voit viedä Outlook-kalenterisi toiseen sähköpostiohjelmaan tai miten voit poistaa vanhoja kalenterimerkintöjä.