Luo lomakekirje Excelillä ja Wordilla
Voit myös luoda tietolähteen Word-sähköpostien yhdistämiselle Excel-taulukosta. Luo Excel-tiedosto tavalliseen tapaan ja täytä se tiedoilla. Selitämme tämän käytännön kärjen lisävaiheet esimerkin avulla.
Sanaposti yhdistetään Exceliin tietolähteeksi
Luo esimerkiksi ensin Excel-tiedosto grafiikan mukaan. Käynnistä sitten Word ja seuraa alla olevia ohjeita.
- Siirry Wordin "TOIMITUKSET" -välilehteen.
- Napsauta "Valitse vastaanottaja" ja sitten "Käytä olemassa olevaa luetteloa".
- Valitse seuraavassa valintaikkunassa juuri luomasi Excel-tiedosto ja vahvista napsauttamalla "Avaa".
- Seuraavassa ikkunassa sinun on valittava taulukko Excel-tiedostossa, jossa tiedot ovat saatavilla. Tässä tapauksessa se olisi taulukko 1. Tarkista "Ensimmäiset tietosarjat sisältävät sarakeotsikot" ja napsauta "OK".
Lisää postien yhdistämiskentät
Koska olet vahvistanut edellisen valintaikkunan painikkeella "OK", olet käyttänyt Exceliä tietolähteenä. Todista tämä lisäämällä postien yhdistämiskentät postilaatikkoosi seuraavasti.
- Palaa takaisin "TOIMITUKSET" -välilehteen ja napsauta "Lisää yhdistämiskenttä". Avattavan luettelon merkinnät vastaavat Excel-tiedostosi sarakeotsikoita.
- Kokoa pieni osoitelohko lisäämällä ensin yhdistämiskenttä "etunimi", sitten "sukunimi" ja sitten "osoite".
- Napsauta nyt uudelleen välilehteä "NÄYTÖT" kohdasta "Esikatsele tuloksia".
Word näyttää nyt Excel-tiedoston ensimmäisen merkinnän. Napsauta toista henkilöä sinisellä nuolella, joka osoittaa "Näytä tulokset" -painikkeen oikealla puolella. Näillä nuoleilla voit käydä läpi kaikki vastaanottajat, jotka Word on lukenut Excel-tiedostosta. Tämän etuna on, että kirjain ja asettelu ovat selvästi ja tasaisesti Word-sivulla. Tämä tarkoittaa, että muutokset otetaan välittömästi käyttöön kaikille vastaanottajille. Jos uusia vastaanottajia lisätään, voit lisätä heidät vain Excel-tiedostoon ja ne ovat jo saatavissa lomakekirjeessäsi.
Nämä ohjeet koskevat Outlook 2010/2013 -sovellusta. Löydät ehdollisen muotoilun vinkkejä Excelistä täältä.