Excel: Salli vain tietyt arvot - miten se toimii
Tietojen validoinnilla voit sallia vain tietyt arvot Excel-soluissa. Tämä tarkoittaa, että varmistat heti, että virheellisiä merkintöjä ei voida tehdä ensinnäkin. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun tiedostoa muokkaa useampi kuin yksi henkilö.
Salli vain tietyt arvot Excelissä
Seuraavat ohjeet toimivat kaikkien Excel 2007 -versioiden kanssa.
- Valitse solu tai alue, joka tarkistetaan kirjoitettaessa.
- Siirry valikkopalkissa tai nauhassa kohtaan Data> Data Review> Data Review.
- Seuraavassa ikkunassa määrität "Asetukset" -välilehdellä vastaavat kelvollisuustarkistuksen kriteerit.
- "Salli" -kentässä voit valita "Kokonaisluku", "Desimaali", "Lista", "Päivämäärä", "Aika", "Tekstin pituus" ja "Mukautettu". Mikä tahansa arvo on tässä sallittu vakiona.
- Valinnasta riippuen, Data-kohdassa on vaihtoehto rajoittaa arvoja entistä tarkemmin. Voit esimerkiksi sallia päivämäärän syöttämisen vain 01.01.2017 - 31.12.2017.
- Jos haluat määrittää kiinteät arvot heti, valitse "Lista".
- Syötä halutut arvot puolipisteellä erotettuna.
- Jos merkinnät ovat jo taulukossa, napsauta "Lähde" -kentän painiketta, siirry työkirjan vastaavaan taulukkoon, merkitse asianomainen alue ja vahvista valinta "Enter" -näppäimellä.
- Näet sitten avattavan nuolen osoitetun tietojen tarkistuskentän vieressä. Nyt arvo voidaan valita luettelosta.
- Määritä lisäksi, kuinka tyhjiä soluja tulisi käsitellä tarkistuksen aikana joko aktivoimalla tai poistamalla käytöstä "Ohita tyhjät solut" -valintaruutu.
- Poista datatarkistus valitsemalla solut, joita ei enää tarvitse tarkistaa. Siirry kohtaan Data> Data Review> Data Review ja napsauta sitten Tyhjennä kaikki -painiketta.
Kirjoita tulo- ja virheilmoitukset tietojen tarkistamista varten
Voit antaa tiedoston käyttäjille tietoja odotetusta muodosta ja virheellisistä merkinnöistä. Kirjoita tämä vastaava teksti jokaiselle kelvollisuustarkistukselle.
- Tietotarkastuksesta löydät "Syöttöviesti" ja "Virheviesti" Asetukset-välilehden lisäksi.
- Valitse "Näytä syöttöviesti, kun rivi on valittu".
- Kirjoita otsikko ja selittävä viesti. Heti kun kohdistin on asianmukaisessa solussa, käyttäjälle näytetään nämä tiedot ponnahdusikkunana.
- Tee sama virhesanomalle.
- Jos arvo on annettu luvattomasti, nämä tiedot tulevat näkyviin. Väärää arvoa ei hyväksytä, ja käyttäjän on annettava oikea syöte.
- Jos oikeat arvot on annettu, tätä viestiä ei näytetä vastaavasti.
Jos tietoja ei voi korvata, voit lukita ja suojata solut Excelissä. Voit lukea tämän tekemisen seuraavasta käytännön vinkkiä.