Excel: luo tarroja
Microsoft Excelin avulla voit paitsi laskea taulukoita, myös hallita tietokantoja luodaksesi niistä etikettejä. Tässä näytetään esimerkki osoitetarrojen tulostamisesta. Sama periaate toimii luonnollisesti muidenkin tietueiden kanssa - riippumatta siitä, haluatko kirjoittaa maustetelineesi vai luoda omia käyntikortteja.
Syötä Excel tunnisteilla
Ennen kuin aloitat tarrojen luomisen, tarvitset ensin taulukon, johon kaikki tulostettavat tiedot tallennetaan.
- Avaa Excel ja luo uusi asiakirja.
- Kirjoita nyt yksittäisten sarakkeiden otsikot taulukon ensimmäiselle riville. Tässä käytännöllisessä kärjessä nimetään kentät etunimellä, sukunimellä, kadulla, talonumerolla ja niin edelleen.
- Kirjoita nyt kunkin yksittäisen datatietuerivin tiedot riviltä taulukkoon.
- Tallenna laskentataulukko ja sulje Excel.
Luo tunnisteita Wordiin
Luo tunnisteita Excel-taulukon tietueista käyttämällä Wordin sähköpostien yhdistämistoimintoa.
- Avaa Word ja valitse "Postitukset" -välilehti.
- Napsauta vasemman reunan tarroja ja napsauta sitten näkyviin tulevaa Kirjekuoret ja tarrat -valintaikkunan Asetukset-painiketta.
- Valitse tarra-arkkien valmistaja ja vastaavan tarranumeron alla olevasta luettelosta avattavasta valikosta »Tarran toimittaja«. Nämä tiedot ovat tyhjien etikettien pakkauksissa ja yleensä myös yksittäisten arkkien takana. Vahvista valinta napsauttamalla "OK".
- Napsauta takaisin "Kirjekuoret ja tarrat" -valintaikkunassa "Uusi asiakirja" -painiketta luodaksesi asiakirjamalli valituilla tarran mitoilla.
- Valitse uudessa asiakirjassasi "Lähetykset" -välilehti, napsauta "Valitse vastaanottaja" ja avattavassa valikossa "Valitse olemassa oleva luettelo" avataksesi Excel-taulukkosi tietueilla.
- Valitse sitten laskentataulukko, josta asiaankuuluvat tietueet sijaitsevat. Varmista, että »Ensimmäinen datasarja sisältää sarakeotsikot« -valintaruutu on asetettu ja napsauta »OK«.
- Napsauta "Lisää yhdistämiskenttä" -kenttää, ja Word avaa luettelon, josta löydät sarakeotsikot taulukosta. Lisää kaikki tarvittavat tiedot kaksoisnapsauttamalla ja napsauttamalla "Sulje".
- Järjestä nyt ensimmäisen etiketin lisätyt kentät. Esimerkissämme laitamme välilyönnin etunimen ja sukunimen ja kappaleen väliin postinumeron eteen.
- Heti kun olet tyytyväinen tulokseen, napsauta "Päivitä etiketit" -kuvaketta "Kirjoita ja lisää kentät" -alueella. Word käyttää nyt tietokenttiä kaikille sivun tunnisteille.
- Voit tarkistaa yksittäiset tarrat uudelleen ennen tulostamista napsauttamalla Esikatsele tuloksia -painiketta.
- Napsauta "Valmis ja yhdistä" -painiketta ja "Tulosta asiakirjat" -valikosta.
- Vahvista valintaikkunassa napsauttamalla "OK", että haluat tulostaa kaikki tietueet.
- Aseta tyhjät tarra-arkit tulostimeesi ja napsauta "OK".
Tämä käytännöllinen vinkki tehtiin Office 2013: lla, mutta se toimii myös Office 2010. Muuten, Excelin ja Wordin avulla voit paitsi luoda etikettejä myös helposti, mutta myös muodostaa kirjeitä. Näytämme sinulle, miten tämä tehdään täällä.