Luo tarroja sähköpostien yhdistämiselle - miten se toimii
Postien yhdistäminen voi säästää paljon aikaa Wordissa. Jos lähetät kirjeitä, kutsuja tai jotain muuta, arvostat postien yhdistämistä. Ohjeemme osoittavat sinulle tarkalleen kuinka edetä.
Postien yhdistäminen tarroihin Word-ohjeissa
Lähes kaikki Office-paketit tarjoavat sinulle sähköpostien yhdistämisen toiminnon - Wordista OpenOfficeen. Se, miten etenet tarkalleen, on hyvin samanlainen yksittäisissä ohjelmissa. Näytämme sähköpostien yhdistämisen yksittäiset vaiheet Microsoft Office 2016 -esimerkin avulla.
- Ennen kuin voit käyttää postien yhdistämistä tarroihin, sinun on tehtävä joitain valmistelutöitä: sinun on luotava postilaatikoiden osoitteet Excel-tietokantaan. Tietokantaan tallennat jatkuvasti asiakkaiden, ystävien tai toimittajien merkityksellisiä osoitteita yhdellä rivillä.
- Jokainen elementti saa oman solunsa: A1 = etunimi, A2 = sukunimi, A3 = katu + talonumero, A4 = postinumero, A5 = kaupunki.
- Varmista, että tietokanta on alusta alkaen strategisesti järkevä. Mitä taitavammin suunnittelet tietokannan rakennetta, sitä monipuolisempaa voit käyttää sitä myöhemmin. Postituslistojen tavoin on järkevää luoda Excel-luetteloita tietyille ryhmille.
- Jos epäilet, luo kenttä useampi kuin yksi liian vähän. Tämä myöhemmin antaa sinulle mahdollisuuden käyttää Excel-tietokantaa monin eri tavoin. Tämä koskee lomakekirjeitä sekä lomakkeita tai pieniä arvioita.
- Vinkki: Jos tietokannasta tulee hiukan suurempi, voi olla syytä luoda maski Excelissä.
Tulostunnisteet sähköpostien yhdistämisenä Wordissa
Uusimmat videot
Käynnistä Mail Merge Assistant
Mail merge: aseta tarrojen muoto
Tarrojen yhdistäminen postitse: Soita tietolähde
Postin yhdistämisetiketit: Valitse Excel-osoitetietokanta
Word tarjoaa sinulle yhdistämistoiminnon, joka opastaa sinut prosessin läpi helposti. Vaihtoehtoisesti voit tietysti kutsua yksittäiset vaiheet manuaalisesti.
- Jos haluat työskennellä Mail Merge Assistant -sovelluksen kanssa, siirry ensin Lähetykset-välilehteen.
- Mene nauhassa "Aloita sähköpostien yhdistäminen" -alueelle ja napsauta saman nimen kuvaketta. Avattavasta valikosta löydät alareunassa "Merge Assistant".
- Heti kun olet kutsunut postiin yhdistämistoiminnon, näet ohjatun valikon näytön oikealla puolella. Sinun täytyy vain seurata yksittäisiä vaiheita erittäin mukavasti.
- Valitse ensin asiakirjan tyyppi. Meidän tapauksessamme etiketit.
- Napsauta sitten "Muuta asiakirjan asettelua" ja sitten "Tarravaihtoehto". Valitse tarran tyyppi Aseta tarrat -valikossa.
- Kun olet asettanut sopivan tarramuodon, valitse tietolähde seuraavassa vaiheessa. Tämä on luotu Excel-osoitetietokanta. Vaihtoehtoisesti voit käyttää myös Access-tietokantaa.
- Periaatteessa olet melkein valmis nyt. Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on määrittää, mitkä tietokentät pitäisi sisällyttää postin yhdistämisetiketteihin.
- Järjestä lopuksi tietokentät niin kuin haluat niiden tulostavan myöhemmin. Kaikki sopii, aloita yhdistäminen.
Muuten, lomakekirjeiden luominen Wordiin on aivan yhtä helppoa kuin tarrojen postien yhdistäminen.