Käyttöohjeet: Perusteet selitetty
Haluatko luoda tietokannan Accessilla ensimmäistä kertaa? Tässä opetusohjelmassa selitetään Access-version 2010 tärkeimmät perusteet ja termit.
Access-tietokannan rakenne
Taulukoiden lisäksi Accessissa käytetään kyselyitä, lomakkeita, raportteja, makroja ja moduuleja.
- Kaikki tiedot on alun perin järjestetty taulukoihin. Taulukko voi sisältää esimerkiksi osoitteita tai artikkelitietoja. Tiedot pidetään sarakkeissa ja riveissä.
- Rivejä kutsutaan tietueiksi ja sarakkeita kentiksi.
- Kyselyillä voit suodattaa, yhdistää tai laskea taulukoiden tietoja. Tätä tarkoitusta varten eri taulukot on kytketty toisiinsa suhteiden kautta tarvittaessa.
- Vastaava käyttäjä syöttää tiedot lomakkeisiin. Tietoja voidaan tarkastella myös muodoissa. Kyselytulokset voidaan tulostaa lomakkeissa.
- Raportit ovat samanlaisia kuin lomakkeet ja niitä käytetään tulostamiseen.
- Makroja käytetään automatisoimaan työprosessit. Useita toimintoja, kuten valikkokomentoja, voidaan suorittaa automaattisesti peräkkäin.
- Moduuleissa voit tallentaa toimintoja ja menettelyjä, jotka olet itse ohjelmoinut VBA: lla.
Suunnittele Access-tietokanta
Tietokanta alkaa päästäsi. On tärkeää määritellä rakenne etukäteen.
- Mieti mitä tietoja (esim. Artikkeleita, tilauksia, asiakastietoja) tulisi sisältää tietokanta.
- Jaa päivämäärät aiheisiin. Jokainen aihe kirjataan myöhemmin erilliseen taulukkoon.
- Määritä, mitkä tiedot on tallennettava jokaiseen taulukkoon. Esimerkiksi artikkeleita sisältävässä taulukossa tarvitset artikkelin nimen, artikkelin numeron ja hinnan sarakkeiden otsikoiksi.
- Määritä ns. Ensisijainen avain, jotta vältetään päällekkäiset datatietueet. Tämä varmistaa, että tarpeetonta tietoa ei edes voi syntyä. Artikkeleissa artikkelinumero olisi ensisijainen avain.
- Määritä yksittäisten taulukoiden väliset suhteet. Jotta myöhemmin voidaan luoda kyselyjä eri taulukoista, taulukot on linkitettävä. Esimerkiksi tilauksen yhteydessä myös artikkelinumerot kirjataan. Joten Kohdetaulukon ja Tilaukset-taulukon välinen suhde olisi Tuotenumero-kenttä.
Näkymät Access-tietokannassa
Sinulla on aina vähintään kaksi erilaista näkymätyyppiä jokaiselle objektille.
- Suunnittelunäkymässä määrität käytettävät kentät ja asetat asetukset. Suunnittelet näkymän lomakkeissa ja raporteissa.
- Tietolomake näyttää taulukkojen sisällön ja kyselyiden tulokset.
- Lomakkeiden ja raporttien tiedot näytetään lomake- tai raporttinäkymässä.
Luo ensimmäinen yksinkertainen Access-tietokanta
Jokaisen tietokannan alku on taulukko.
- Siirry Rakennus-valikosta Taulukon suunnittelu-painikkeeseen.
- Kirjoita kenttien nimi kentän nimi -sarakkeeseen. Nimeä kentät, esim. Artikkelin nimi, artikkelin numero jne.
- Sitten määrität tietotyypin. Artikkelin nimen tapauksessa tekstikenttä on hyvä valinta. Access tarjoaa sinulle valinnan täältä.
- Jos vaihdat käyttöturvallisuustiedotteeseen, voit syöttää testitiedot.
- Jos olet luonut useita taulukoita, määritä nyt taulukoiden väliset suhteet. Voit tehdä tämän valitsemalla Tietokantatyökalut-välilehden "Suhteet" -painikkeen.
- Hiirellä voit piirtää viivan kenttien väliin.
- Jos haluat näyttää suodatetut tiedot muodossa tai raportissa, valitse Luo-välilehdessä "Kyselyn suunnittelu" -komento. Lisää yksi tai useampi taulukko, josta haluat käyttää kenttiä napsauttamalla.
- Valitse taulukoista kentät, joita haluat käyttää. Joko vedä kenttä luettelosta tyhjään sarakkeeseen tai kaksoisnapsauta luettelon merkintää.
- Jos käytät useita taulukoita, varmista, että olet määrittänyt suhteet oikein.
- Tallenna pöytä.
- Voit luoda lomakkeen siirtymällä Luo-välilehdelle ja valitsemalla "Lomakkeen suunnittelu".
- Napsauta sitten "Lisää olemassa olevat kentät" "Työkalut" -ryhmässä. Valitse nyt kentät taulukoista tai juuri luomasi kysely ja aseta ne luonnokseen.
- Olet nyt luonut ensimmäisen yksinkertaisen tietokannan Accessissa.
Seuraavassa käytännöllisessä vinkissä luet kuinka suorittaa ristikkokysely Accessissa.