Luo lomailmoitus Outlookiin - Näin voit
Aseta lomailmoitus: Microsoft Outlookissa voit vastata saapuviin sähköposteihin automaattisesti lomakkeen ilmoituksella, jos et ole käytettävissä pitkään aikaan. Näytämme sinulle kaksi tapaa asettaa lomailmoitukset.
1. Outlook: Nopea lomakommenttiin "Automaattiset vastaukset"
Jos haluat asettaa ulkopuolella olevan muistiinpanon Outlookiin ilman erityisiä sääntöjä, tämä voidaan tehdä melko nopeasti "Automaattiset vastaukset" -sovelluksella. Seuraavat ohjeet toimivat kaikkien nykyisten Outlook-versioiden kanssa.
- Käynnistä Outlook ja napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Tiedosto-välilehteä.
- Napsauta "Tilitiedot" -kohdassa "Automaattiset vastaukset" -painiketta.
- Täällä voit valita ajanjakson, jonka aikana poistumistiedotteet lähetetään. Aktivoi tämä valitsemalla Lähetä automaattiset vastaukset -vaihtoehto ja asettamalla alkamis- ja lopetuspäivät. Jos et kirjoita mitään tähän, automaattinen vastaus lähetetään heti ja "ikuisesti".
- Jos käytät Outlookia yritystoimintaan, on myös järkevää luoda hiukan rento poissaoloraportti kollegoillesi ("Organisaationi sisällä") ja muodollisempi raportti liikekumppaneille ("Organisaationi ulkopuolella").
- Tekstissä sinun on ilmoitettava loman päättymispäivä tai poissaolosi. On myös hyvä nimittää edustaja, joka voi ottaa sinuun yhteyttä, jos yritystodistuslomakkeita pyydetään kiireellisesti.
- "OK" vahvistat lomailmoituksen. Kaikille aloitusajan viesteille vastataan nyt antamasi tekstin kanssa.
Esimerkki tekstistä muualla kuin muistiinpanoissa
- Voit muotoilla poissaolotiedot kuvankaappauksen kaavion mukaan.
- Kuvagalleriastamme löydät myös muita lomakuvatekstien malleja.
2. Määritä Outlookin lomailmoitus yleensä
Voit käyttää sääntöä myös luoda muistiinpanoja toimistosta. Tämä on hieman monimutkaisempi, mutta antaa myös mahdollisuuden lähettää erilaisia vastaanottajalle tarkoitettuja sähköpostiviestejä. Ohjeet voivat vaihdella hieman Office-versiosta riippuen.
- Käynnistämisen jälkeen Outlook, napsauta "File" -välilehteä. Luokka "Tiedot" tulisi jo valita tässä.
- Napsauta alla olevaa "Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia". Uusi ikkuna avautuu.
- "Sähköpostisäännöt" -välilehden alla on "Uusi sääntö". Valitse tästä "Käytä sääntö vastaanotetuille viesteille".
- Seuraavassa voit valita tapaukset, joille lähettäjien (esimerkiksi tietyillä sanoilla) tulisi lähettää lomailmoitus. Jos haluat, että ulkopuolella oleva viesti lähetetään kaikille vastaanotettujen sähköpostien lähettäjille, valitse "Tilitilin nimen kautta" ja valitse haluamasi sähköpostitili (jos hallitset useita tilejä Outlookilla).
- Valitse seuraavassa ikkunassa, mitä tapahtuu vastaanotetulle sähköpostille. Jotta voit vastata niihin mallilla, sinun on valittava "vastaa heille tietyllä mallilla". Valitse malli (Word-tiedosto) napsauttamalla sinistä tekstiä ("tietyn mallin"). Lomailmoitus on nyt aktiivinen.
Tässä käytännöllisessä kärjessä voit lukea, kuinka automaattinen sähköpostin edelleenlähetys otetaan käyttöön Outlookissa.